Online bestyrelsesmøde d. 20 januar 2021
Til stede var: Jess Petersen, Jeanette Andersen, Jeppe Karlsen, Maria Kofod og Peter Snedker og Maja Skovsen.
I. Indlæg fra Claus Juncker:
a. Claus Juncker vil gerne starte med at sige et par ord vedr. kontingentstigninger.
Prisen på travskolegebyret er steget markant. Dette har været nødvendigt for at lave et økonomisk forsvarligt setup. Bestyrelsen ønsker at der kommer en skrivelse rundt til medlemmerne, hvilket Claus vil sørge for.
b. Resumé fra møderne med Claus Juncker
Der er arbejdet rigtig meget på budgettet, igen for at lave et økonomisk forsvarligt setup. Dette er mundet ud i et resultat hvor vi som klub, har et lille overskud til at lave sociale arrangementer, når dette igen bliver muligt. Budgettet gennemgås på klubbens generalforsamling i februar.
II. Generelt:
a. Planlægning af fremtidige møder 2021
· Bestyrelsen mødes fremover, som udgangspunkt, hver 4 uge. Næste bestyrelsesmøde er planlagt til d. 10.02.2021. Hvis corona tillader det mødes vi fysisk, ellers afholdes møderne digitalt
· Spørgsmål eller ting I ønsker drøftet på møderne bedes sendes på e-mail til toudal2@gmail.com, så tager vi det med på næstkommende møde. Vi henstiller meget til, at I sender en mail i stedet for at stille spørgsmål på Facebook.
b. Fordeling af ansvarsområder i bestyrelsen 2021:
· Dommertårn/Løbsudvalg: Peter, Jess og Maja
o Herunder afholdelse af kuskemøder på løbsdage
· Præmier og sponsorer: Maria
· Staldområdet: Jeanette og Brian
o Corona – hvis vi starter op i corona-tilstand, bliver listen til staldområdet lukket når alle kuske har meldt en hjælper ind. Der kan ikke åbnes op på selve løbsdagen, uden der er en meget gyldig grund, uagtet om der ”er plads” i forhold til hvor mange vi må være forsamlet. Dette for at vi som klub gør mest muligt for at begrænse smitten.
· DH repræsentant: Jess
· Sociale medier: Jeanette og Maja
· Klubmodul: Jeppe
c. Årshjul
Vi vil forsøge med at lave et årshjul, så vi får de helt faste ting, såsom måling af ponyer og rytter mv. ind i et årshjul. Jeanette og Maja arbejder videre med dette.
· Der laves måledag for ponyer slut februar eller start marts – hvis corona tillader det. Vi melder mere ud når vi kender reglerne for forsamlinger i perioden.
III. Sæson 2021
a. Opstart med/uden COVID 19
· Udgangspunktet er at vi starter op med covid – vi er klar til dette
b. Løbskalender 2021
· Det er koordineret med Århus og Billund, at vi ikke har løb samme dage på de 3 baner, så vores kuske kan starte på hinandens baner.
· Der er planlagt ponydage i 2021 – hvis corona tillader det, får vi mulighed for at køre på løbsdage med de store også. Datoer vil blive meldt ud, hvis det bliver en mulighed.
1. Bestemmelser for FM:
· Vi forsøger i 2021 at lave et rent monte FM, dette kræver selvfølgelig, at der er nok tilmeldte. Hvis der ikke er nok tilmeldte til et rent monte løb, starter monte sammen med sulky som hidtil. FM i monte planlægges til ponydagen d. 19. september og FM med sulky - incl. ungdoms FM - d. 3. oktober. Derved kan monte starterne flyttes, hvis der ikke er nok tilmeldte til et rent FM i monte.
· FM køres i 2021 efter følgende regler:
o Der meldes til FM klassen hvorefter løbet deles efter voltegrundlag ved mere end 12 starter.
o Deltagelseskrav: Ponyen skal have 5 starter i 2021 i klassen der tilmeldes monte/sulky (prøve- og rutineløb tæller ikke)
o Deltagelseskrav: Kusk/rytter skal have 8 gennemførte starter i karrieren, samt have hjemmebane på FVB
o En kusk/rytter kan kun starte én gang i FM.
o En pony kan starte én gang med sulky og én gang i monte.
2. Championat
· Anerkendelse med dækken og tallerken udløses kun hvis der min. er 5 aktive ponyer/kuske/ryttere i kategorien.
· For at placeringerne fra et løb tæller i statistikken til årets pony i Fyens Ponytrav & Galopklub, skal der min. være 5 startende i løbet.
3. DM
· Vi skal holde DM på Fyn, bestyrelsen arbejder videre med dette og melder mere ud om arrangementet senere.
4. Uddannelsesløb og ungdomsløb
· Uddannelsesløb – vi aftaler forløb for uddannelsesløb med travskolen
· Ungdomsløb udskrives på alle ponydage
c. Klubmodul
· Klubmodul bliver det nye værktøj hvorfra der betales kontingenter, meldes til løbsdag mv. Der kommer mere info om klubmodul i løbet af foråret.
d. Social arrangementer
· Vi håber meget at kunne lave et eller flere arrangementer i 2021 – dette er dog sat på standby indtil der åbnes op for større arrangementer.
IV. Årsregnskab
a. Årsregnskabet gennemgås på klubbens generalforsamling. Overordnet set kommer vi ud af 2020 med et pænt overskud. Vi har ikke haft de store investeringer i år og har jo desværre ikke kunnet afholde de sociale arrangementer vi havde håbet på.
Vi vil i 2021 arbejde på hvordan vi gør det mere attraktivt at sidde i bestyrelsen.
b. Kontingentstigninger
· Er redegjort for af Claus Juncker.
· Baneafgift – der er endnu ikke nogen afklaring omkring baneafgift for de kuske der ikke er medlem i travskolen. Dette drøftes videre med banen.
c. Startgebyr
· Fastholdes på 40 kr. pr. start. Startgebyr skal fremover betales via klubmodul.
d. Generalforsamling februar 2021 – Vedtægter DGI
· Generalforsamling afholdes søndag d. 21. februar kl. 14.00 – særskilt indkaldelse kommer senere. Hvis corona fortsat driller os, hvilket vi forventer, afholdes generalforsamlingen virtuelt.
TILFØJELSE TIL REFERAT: Efter mødet har vi modtaget en skrivelse fra Odense kommune, at vi ikke må afholde generalforsamling digitalt, hvis dette ikke er indføjet i vores vedtægter. Vi er derfor nødsaget til at udskyde generalforsamlingen på ubestemt tid. Vi afholder generalforsamling, så snart det bliver muligt.
Eventuelt:
· Referat for generalforsamlingen i oktober lægges på hjemmesiden.
· Mulighed for anden stald til ponyerne, da der pt. står to tomme stalde. Jess og Peter drøfter muligheden med banen.
· Kåringer for 2020 uddeles når corona tillader det
· Forespørgsel til DH – hvordan nomineres årets ponyprofil? Jess undersøger dette hos DH.